E-Mail Archivierung und Mailbox-Größe - Best Practice Recommendations Unter Microsoft Exchange Server

Hintergrund

Heutige Unternehmen, große und kleine, auf ihre E-Mail-Systeme hängen für eine deutliche Mehrheit ihrer Kommunikation. E-Mail wurde von einem rudimentären, unzugängliche Technologie nur durch die technisch versierte seiner aktuellen Rolle als schnelle, zuverlässige Kommunikations-Tool für nahezu jedermann benutzt entwickelt. Entlang des Weges haben als Benutzer Bedürfnisse und Datenspeicherung entwickelt - erinnere mich, als 1 MB Speicherplatz war eine große Sache? - Die Nutzung von E-Mail-Systemen hat sich weit über ihren ursprünglichen Anwendungsbereich Senden und Empfangen von Kurznachrichten erhöht. Heutige E-Mail-Systeme bieten Kalender, Zusammenarbeit in der Gruppe, Task Management, Workflow und immer mehr, Datei-und Datenspeicherung. Anwender jetzt speichern viele Jahre im Wert von E-Mails und Anhänge, und verweisen zurück zu ihnen auf einer häufigen Grundlage für wichtige historische Informationen.

Diese zunehmende Aufbewahrung von Dokumenten, zusammen mit der zunehmenden Größe der Anlagen, hat E-Mail-Systeme verursacht dramatisch an Größe zunehmen und deshalb fordern höhere technische Leistungsfähigkeit und Management. Inzwischen hat sich die E-Mail-Inhalt selbst im Wert gestiegen - oft empfindlich, proprietäre oder sogar mission-critical in der Natur. Es ist wichtig, dass die heutigen Unternehmen seine E-Mail-Investitionen und die damit verbundenen Systeme mit der Aufbewahrung von Dokumenten und Archivierung Politik schützt. Eine wirksame Politik wird das System Anforderungen für die Sicherheit und Stabilität der Bedürfnisse der Nutzer, die einen schnellen Zugriff sind auszugleichen.

Im Laufe der Jahre der Zusammenarbeit mit unseren Kunden hat Seitel Systems eine Reihe von Best Practices für den Umgang mit diesen komplexen Anforderungen entwickelt. Die nachstehenden unsere Empfehlungen für die Aufbewahrung und Archivierung unter Microsoft Exchange Server.

Group Policy Templates

Unabhängig davon, ob Outlook Auto Archiv wird verwendet, um Mailboxen zu verwalten, sollte die Outlook Group Policy Template verwendet, um zentral zu steuern Einstellungen (einschließlich, ob die Archivierung erlaubt ist) werden. Configuration Informationen finden Sie unten.

Outlook 2007: Outlk12.adm Outlook 2003: Outlk11.adm

Exchange 2000-Umgebungen Exchange 2000 wird in der Höhe des verfügbaren Speichers auf 16 GB (17 GB für kurzfristige Reparaturen) begrenzt. Als Ergebnis empfiehlt SSL dass diese Organisationen Postfachverwaltungsrichtlinien Umsetzung wie folgt:

Ein. Mailbox Size Limits: bis 500 MB oder kleiner je nach Gesamtgröße der Organisation. Kleinere Organisationen können größere Mailbox Grenzen. Dies sollte durch Postfachkontingente von Exchange Server durchgesetzt verwaltet werden. Als Nutzer der ihnen zugewiesenen Quoten nähern sie werden Warnmeldungen in diesem Sinne erhalten. Sobald sie erreicht die Quote sie von Senden und Empfangen von E-Mails beschränkt werde.

2. Outlook Email Auto Archive sollten für alle Benutzer mit den folgenden Einstellungen laufen konfiguriert werden:

Turn On Auto Archive: Ja

AutoArchivierung alle Tage: 7

Eingabeaufforderung vor AutoArchivierung: Nein

Abgelaufene Elemente löschen: Keine

Archiv oder löschen Sie alte Elemente: Keine

(Anmerkung: Dies ist eine Einstellung, die für E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien und Ablaufdaten, nicht den Ordner Gelöschte Objekte)

Zeige Archivordner in Ordnerliste: Ja

Reinigen Sie die älter sind als: Nie

Alte Elemente endgültig löschen: Nein

(Anmerkung: Dies ist eine Einstellung, die für E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien und Ablaufdaten, nicht den Ordner Gelöschte Objekte)

3. Archive Ordner sollten in den folgenden Orten gespeichert werden:

· Workstation-Benutzer sollten Archiv in eine PST-Datei auf dem Netzwerk befindet. Dies birgt die Gefahr der Datei Korruption MSFT rät mit einem Netzwerk-Aktie für E-Mail automatische Archivierung, sondern alternative Lösungen (wie Archivierung lokal) mit sich bringen höheres Risiko für Datenverlust aufgrund Festplatte oder Backup issues.Search der Microsoft Support-Website für kb/297019 um die Unterstützung Artikel zu finden.

· Laptop-Benutzer sollten Archiv in eine PST-Datei auf ihrer lokalen Festplatte befindet. Ein manueller Prozess erforderlich, um diese an das Netz PSTs regelmäßig (mindestens wöchentlich) zu kopieren, damit sie gesichert werden kann. SSL empfiehlt Platzieren eines wiederkehrenden Termin auf dem Kalender des Benutzers.

· Eine manuelle Prozess wird für alle Benutzer zu gewährleisten, dass die einzelnen PST-Dateien nicht mehr als 2 GB Größe erforderlich. Die Häufigkeit dieses Prozesses wird auf die Geschwindigkeit der E-Mail-Senden und Empfangen, sondern sollte auf mindestens jährlich überprüft werden. SSL empfiehlt Platzieren eines wiederkehrenden Termin auf dem Kalender des Benutzers.

Exchange 2003-Umgebungen Exchange 2003 wird in der Höhe des verfügbaren Speichers auf 75 GB beschränkt. Dies ist wahrscheinlich mehr Speicherplatz als die durch die durchschnittliche kleine Unternehmen konsumiert werden, sondern auch für die Unternehmen, die diese Grenze nähern SSL empfiehlt eine der folgenden Lösungen:

· Upgrade auf Exchange Server 2007 mit seinen nahezu unbegrenzten Speicherplatz. Dies ist die wahrscheinlichste Lösung für Unternehmen auf älterer Hardware oder einfach nur zu wünschen, um die Vorteile der Features von 2007.

· In einem zweiten Postfachspeicher hinzufügen auf dem vorhandenen Exchange-Server und Postfächer, um die Speicherung Last auszugleichen. Diese Lösung nimmt verfügbaren Speicherplatz und Restnutzungsdauer der Server-Hardware.

Aufgrund der großen verfügbaren Speicherplatz und der inhärenten Komplexität von Archivdateien SSL rät Umsetzung Größenbeschränkungen für Postfächer oder E-Mail automatische Archivierung Richtlinien außer für Laptop (mobile) Benutzer. Prudent Benutzerverwaltung ihrer Postfächer durch Streichung von nicht wesentlichen E-Mails vor allem diejenigen mit großen Anhängen, die nicht brauchen, die archiviert werden gefördert. Der Outlook Group Policy Template sollte verwendet werden, um Benutzer ermöglichen Auto Archiv auf ihrer Mailbox zu verhindern.

Mobile Anwender mit großen Mailboxen erleben signifikante Leistungseinbußen beim Betrieb außerhalb der Büro-LAN. Exchange-Cache-Modus oder Offline-Speicher-Dateien werden nicht empfohlen, da sie sowohl begrenzt auf 2 GB Dateigrößen sind, sowie deren erforderliche Synchronisierung der Zeit kann schmerzhaft sein, wenn sie über eine WAN-Verbindung (Breitband oder anderweitig) erfolgen. Für mobile Benutzer SSL empfiehlt Folgendes:

Ein. Outlook sollte so konfiguriert werden RPC over HTTPS verwenden, um sicheren Zugriff auf den Exchange-Server zu ermöglichen, wenn der Laptop mit dem Internet verbunden ist

2. Um die Leistung auf einem akzeptablen Niveau zu halten, wird empfohlen, mobile Benutzer auf ihre Postfächer unter 500 MB groß halten müssen. Dies könnte durch Postfachkontingente von Exchange Server durchgesetzt verwaltet werden.

3. Auto Archive sollte aktiviert für mobile Anwender leise laufen, um alle 7 Tage und Archivierung von Informationen in eine PST-Datei auf ihrer lokalen Festplatte befinden. Ein manueller Prozess erforderlich, um diese an das Netz PSTs regelmäßig (mindestens wöchentlich) zu kopieren, damit sie gesichert werden kann. SSL empfiehlt Platzieren eines wiederkehrenden Termin auf dem Kalender des Benutzers.

4. Eine manuelle Prozess wird für mobile Anwender benötigt werden, um sicherzustellen, dass die einzelnen PST-Dateien nicht mehr als 2 GB Größe. Die Häufigkeit dieses Prozesses wird auf die Geschwindigkeit der E-Mail-Senden und Empfangen, sondern sollte auf mindestens jährlich überprüft werden. SSL empfiehlt Platzieren eines wiederkehrenden Termin auf dem Kalender des Benutzers.

Exchange 2007-Umgebungen Exchange 2007 bietet nahezu unbegrenzte Speicher nur durch den verfügbaren Speicherplatz auf der Festplatte begrenzt. Als Ergebnis wird SSL nicht anzuwenden Größenbeschränkungen für Postfächer oder E-Mail automatische Archivierung Richtlinien außer für Laptop (mobile) Benutzer. Prudent Benutzerverwaltung ihrer Postfächer durch Streichung von nicht wesentlichen E-Mails vor allem diejenigen mit großen Anhängen, die nicht brauchen, die archiviert werden gefördert. Der Outlook Group Policy Template sollte verwendet werden, um Benutzer ermöglichen Auto Archiv auf ihrer Mailbox zu verhindern.

Mobile Anwender mit großen Mailboxen erleben signifikante Leistungseinbußen beim Betrieb außerhalb der Büro-LAN. Exchange-Cache-Modus oder Offline-Speicher-Dateien werden nicht empfohlen, da sie sowohl begrenzt auf 2 GB Dateigrößen sind, sowie deren erforderliche Synchronisierung der Zeit kann schmerzhaft sein, wenn sie über eine WAN-Verbindung (Breitband oder anderweitig) erfolgen. Für mobile Benutzer SSL empfiehlt Folgendes:

Ein. Outlook sollte so konfiguriert werden RPC over HTTPS verwenden, um sicheren Zugriff auf den Exchange-Server zu ermöglichen, wenn der Laptop mit dem Internet verbunden ist

2. Um die Leistung auf einem akzeptablen Niveau zu halten, wird empfohlen, mobile Benutzer auf ihre Postfächer unter 500 MB groß halten müssen. Dies könnte durch Postfachkontingente von Exchange Server durchgesetzt verwaltet werden.

3. Auto Archive sollte aktiviert für mobile Anwender leise laufen, um alle 7 Tage und Archivierung von Informationen in eine PST-Datei auf ihrer lokalen Festplatte befinden. Ein manueller Prozess erforderlich, um diese an das Netz PSTs regelmäßig (mindestens wöchentlich) zu kopieren, damit sie gesichert werden kann. SSL empfiehlt Platzieren eines wiederkehrenden Termin auf dem Kalender des Benutzers.

4. Eine manuelle Prozess wird für mobile Anwender benötigt werden, um sicherzustellen, dass die einzelnen PST-Dateien nicht mehr als 2 GB Größe. Die Häufigkeit dieses Prozesses wird auf die Geschwindigkeit der E-Mail-Senden und Empfangen, sondern sollte auf mindestens jährlich überprüft werden. SSL empfiehlt Platzieren eines wiederkehrenden Termin auf dem Kalender des Benutzers.

Links:

Konfigurationsinformationen für Beibehaltungseinstellungen ist verfügbar unter: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc303413.aspx (Klicken Sie auf "Konfiguration Retention-Einstellungen).

Http://technet.microsoft.com/en-us/office/desktop/default.aspx: Der Outlook Administrative Vorlage wird im Office Resource Kit, das heruntergeladen werden kann befindet. Verschiedene Ausführungen sind erhältlich über den Home-> Versionen Link.